Bạn đã bao giờ được yêu cầu lập kế hoạch cho một hội nghị thành công chưa? Với nhiều thành phần để phù hợp với nhau, cân bằng nhu cầu của các đại biểu, diễn giả và  dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo tạo ra một môi trường khắt khe để quản lý. Để giúp đỡ bạn, chúng tôi đưa ra một số lời khuyên hữu ích; đảm bảo sự kiện hội nghị hội thảo tiếp theo của bạn thành công thực sự.

1. Lên kế hoạch trước

Tùy thuộc vào quy mô hội nghị của bạn, nên lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Nhiều nhất là trước vài tháng, nếu chúng ta đang nói về một hội nghị quy mô lớn, nhưng các sự kiện thậm chí nhỏ hơn cần thời gian để đặt tất cả các mảnh ghép vào đúng vị trí. Lời khuyên của chúng tôi là không nên để ít hơn 3 tháng trước sự kiện thực tế. 

2. Đặt thước đo thời gian

Mặc dù chúng tôi nhận ra rằng hội nghị có thể là một môi trường luôn thay đổi, các quyết định kịp thời và đáp ứng thời hạn của nhà cung cấp cuối cùng sẽ dẫn đến các sự kiện được thực hiện hiệu quả và có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí với các khoản phụ phí đắt đỏ và chi phí vận chuyển và nhân viên bổ sung. Cố gắng và tôn trọng các thách thức về thời gian của nhà cung cấp của bạn và điều này sẽ mang lại lợi nhuận về lâu dài.

3. Lập kế hoạch về quy mô lý tưởng cho hội nghị của bạn

Các hội nghị có thể thay đổi rất nhiều về quy mô. Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn nên quyết định loại sự kiện nào bạn muốn tổ chức, bao nhiêu người tham gia, bao nhiêu diễn giả, thời lượng của hội nghị, v.v. Hạn chế chính có thể là ngân sách của bạn và điều đó đưa chúng ta đến bước 4 tiếp theo.

4. Đặt ngân sách

Cuối cùng, giá tiền để tổ chức 1 buổi hội nghị hội thảo là quyết đinh lớn nhất. Quy trình lý tưởng là xác định điều gì sẽ làm cho hội nghị của bạn thành công: Địa điểm? Thiết bị hội nghị? Không gian? Dịch vụ ăn uống? Tất cả những yếu tố này có thể góp phần vào sự thành công của một hội nghị, nhưng chúng cũng ảnh hưởng đến chi phí của bạn. Lập kế hoạch 2 hoặc 3 mức ngân sách khác nhau và chọn mức có nhiều khả năng giúp hội nghị của bạn thành công hơn. 

5. Chọn lựa người dẫn dắt hội nghị

Không cần biết thị trường ngách của bạn là gì, chất lượng của diễn giả là 1 phần tất yếu làm nên thành công của hội nghị. Trong nhiều lĩnh vực, diễn giả là ngôi sao của hội nghị và việc tham dự có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng của họ. Nếu khó tìm được người nói giỏi, hãy lên kế hoạch trước. Bạn chắc chắn không muốn kết thúc bằng một hội nghị được tổ chức hoành tráng nhưng có ít nội dung để chia sẻ với khán giả của mình.

6. Chọn vị trí

Địa điểm của một buổi hội nghị hội thảo là một yếu tố vô cùng quan trọng cho sự thành công của nó. Bạn cần một địa điểm có thể dễ dàng đến được, không gian rộng rãi, thoáng đãng,  được phục vụ tốt , nhân viên chu đáo và chuyên nghiệp. Nếu ở Từ Sơn – Bắc Ninh, Hưng Long hotel chúng tôi nằm ở vị trí đẹp của đất Đồng Kỵ, thỏa mãn tốt các tiêu chí trên, rất vui lòng được phục vụ quý anh chị.

7. Trao đổi với điểm thuê dịch vụ hội nghị hội thảo

Nếu việc lập kế hoạch cho một hội nghị hội thảo thành công dường như là một nhiệm vụ khó khăn đối với bạn hoặc nếu bạn không có kinh nghiệm tốt trong việc quản lý sự kiện, hãy trao đổi với địa điểm nơi bạn thuê tổ chức sự kiện. Họ chắc chắn có rất nhiều kinh nghiệm và họ sẵn sàng chia sẻ điều đó với bạn, bởi vì thành công của bạn cũng là thành công của địa điểm . Hưng Long Hotel  là nơi chúng tôi có thể tư vấn, đề xuất các giải pháp dành riêng để tối đa hóa cách thức hoạt động của không gian và dịch vụ của chúng tôi dành cho bạn để có 1 buổi hội nghị hội thảo thành công.

8. Chọn nhà cung cấp trọn gọi dịch vụ

Có rất nhiều nhà cung cấp tuyệt vời cho ngành MICE, nếu bạn chưa chỉ định một nhà cung cấp, đang tìm cách hoặc tìm một giải pháp độc đáo và riêng biệt thì hãy nói chuyện với địa điểm lựa chọn dịch vụ của bạn, và có thể đưa ra một số lời giới thiệu có giá trị. Nhận ra kinh nghiệm và chuyên môn mà nhà cung cấp dịch vụ hội nghị hội thảo của bạn có thể mang lại; hãy trao đổi với họ về các mục tiêu và thách thức của bạn, đồng thời họ sẽ sát cánh cùng bạn để tìm ra giải pháp.

9. Tập trung vào trải nghiệm của khách hàng, nhân viên..

Các sự kiện trực tiếp vẫn rất phù hợp trong thị trường ngày nay, điều quan trọng không thể thay thế yếu tố tương tác của con người. Nội dung hấp dẫn, mục tiêu rõ ràng làm cho sự kiện của bạn trở nên độc đáo, khác biệt hoặc tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh là tất cả những lý do thuyết phục để khách tham dự. 

10. Hãy liên hệ với dịch vụ hội nghị – hội thảo của chúng tôi

Hưng Long Hotel – 52 Nguyễn Văn Cừ, Trang Hạ, Đồng Kỵ, Từ Sơn, Bắc Ninh với cơ sở vật chất tốt, nhân viên chu đáo, chuyên nghiệp có thể giúp bạn lập kế hoạch và tạo ra một hội nghị thành công, riêng biệt ở trung tâm Đồng Kỵ – Từ Sơn, với quy mô từ 200‐1.500 đại biểu. Đội ngũ của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm thấy sự phù hợp hoàn hảo và với sự trợ giúp của chúng tôi, việc lập kế hoạch cho một hội nghị thành công sẽ là một nhiệm vụ dễ dàng hơn nhiều.

Hotline: 0943 022 022 | Email: info@hunglonghotel.com